Как выбрать юридический адрес для организации

Юридический адрес обязательно нужен при регистрации ООО. Он определяет отделение налоговой службы, к которому относится организация. На юридический адрес будет приходить вся корреспонденция: уведомления о проверках из ФНС, письма от ПФР, ФСС, судебные извещения.

Если в ходе проверки налоговая выяснит, что организация не работает по указанному юридическому адресу, учредителя могут оштрафовать, а ООО ликвидировать.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Для официальной корреспонденции и не только: что такое юридический адрес и зачем он нужен

2. Арендовать, купить помещение или указать домашний адрес гендиректора — где взять юридический адрес

3. Чтобы не возникло проблем с налоговой инспекцией: как и зачем проверять юридический адрес

4. Выводы: что запомнить о юридическом адресе организации

5. Комментарий эксперта

Для официальной корреспонденции и не только: что такое юридический адрес и зачем он нужен

Юридический адрес — это официальный адрес компании. Он указывается в ЕГРЮЛ и служит для связи налоговой инспекции и других государственных органов с руководством фирмы.

Официально в законе адрес называется «местом нахождения юридического лица» (ст. 54 ГК РФ). При этом компания может открывать обособленные подразделения: офис будет находиться по одному адресу (юридическому), а магазин или производственный цех с оборудованием и работниками — по другому.

На юридический адрес приходит вся корреспонденция: запросы контролирующих органов, письма партнеров по бизнесу или претензии от покупателей. Если компания находится не по указанному юрадресу, она рискует остаться без важной информации. Письмо считается доставленным с того момента, как оно поступило в почтовое отделение, независимо от того, вручено оно адресату или нет (ст. 161.1 ГК РФ).

Когда письма и уведомления налоговой возвращаются с пометкой «организация выбыла», «за истечением срока хранения» — это повод для ФНС поставить отметку о недостоверности адреса, а в дальнейшем ликвидировать такую компанию в судебном порядке.

Если компания захочет сменить юридический адрес, ей нужно уведомить налоговую службу. На это по закону есть 3 рабочих дня после того, как учредители приняли такое решение (ст. 5 закона № 129-ФЗ).

Перед регистрацией нового адреса налоговики тщательно его проверяют. Инспекторы смотрят, не включен ли адрес компании в базу адресов массовой регистрации. Потом звонят владельцам недвижимости для проверки и уточнения данных. Если у налоговиков появляются сомнения в реальности местонахождения фирмы, регистрацию приостанавливают, проводят осмотр помещений или вызывают на беседу собственников помещения.

Почему могут отказать в регистрации юридического адреса ООО:

• на юридический адрес зарегистрировано более 5 организаций, которые в реальности там не работают (приказ ФНС № ММВ-7-14/72@);

• ошибочное написание адреса в заявлении. Если адрес оформлен не в соответствии с КЛАДР, он не появляется в базе данных ФНС. КЛАДР — это Классификатор адресов Российской Федерации, который создали для того, чтобы привязать конкретный адрес к определенной налоговой инспекции;

• в отношении компании проводится выездная налоговая проверка;

• помещение по указанному адресу не существует;

• помещение находится в аварийном состоянии;

• строительство здания не завершено;

• по этому адресу расположены госструктуры, например воинская часть;

• собственник помещения запретил регистрацию компаний. Это можно узнать от владельца помещения или при получении отказа в регистрации из налоговой инспекции.

Адресный справочник (КЛАДР) создан для распределения территорий между налоговыми службами и рассылки корреспонденции. Юрадрес в заявлении на регистрацию ООО нужно указывать так, как он написан в КЛАДРе

Чтобы вам не отказали в регистрации из-за технических ошибок, перед подачей заявления проверьте свой адрес по базе данных КЛАДР и в Едином государственном реестре недвижимости.

Арендовать, купить помещение или указать домашний адрес гендиректора — где взять юридический адрес

Юридическим адресом организации может быть собственное или съемное нежилое помещение, место жительства учредителя, виртуальный адрес. Везде есть свои плюсы и минусы. Рассмотрим подробнее каждый вариант.

Собственное помещение

Помещение должно быть нежилым, например: офис, склад, цех, магазин. Если юридический адрес регистрируют в промышленном помещении, нужно оборудовать рабочее место руководителя.

Но далеко не у каждого предпринимателя есть своя коммерческая недвижимость или деньги на ее покупку. Например, стоимость офиса в Санкт-Петербурге начинается с миллиона рублей.

Продажа офисов в Санкт-Петербурге на сайте «Яндекс.Недвижимость»

Продажа офисов в Санкт-Петербурге на сайте «Авито»

Такой вид регистрации подойдет любому бизнесу. Главное — при покупке смотрите, чтобы помещение соответствовало строительным нормам, нормам пожарной безопасности и санитарным нормам. Санитарных норм и регламентов много: они относятся к микроклимату, освещенности и пр. Вот, например, СанПиНы для помещений, где находится компьютерная техника.

Аренда помещения

Помещение для юридического адреса можно взять и в аренду. Перед заключением договора нужно получить у арендодателя гарантийное письмо — разрешение на использование помещения в качестве юридического адреса — или составить предварительный договор аренды. Без этих документов налоговая откажет в регистрации ООО. Письмо составляется в произвольной форме. Заверять его у нотариуса не нужно.

Что указать в гарантийном письме:

• реквизиты сторон;

• контактные данные арендодателя, чтобы налоговые инспекторы смогли с ним связаться;

• наименование ИФНС, куда подаются документы на регистрацию ООО;

• адрес, площадь и назначение помещения;

• сведения о праве собственности;

• упоминание о том, что договор аренды будет заключен сразу после постановки на учет компании в ФНС.

Пример гарантийного письма от собственника помещения

Указывайте адрес как можно конкретнее, чтобы у налоговой не возникло лишних вопросов. Одного указания дома недостаточно. Наверняка в нем зарегистрировано более десятка компаний, поэтому надо добавить этаж, квартиру или офис. Например, для офиса в торговом центре подойдет такой адрес: г. Санкт-Петербург, Лиговский проспект, д. 30А, строение 1, этаж 2, офис 12.

Гарантийное письмо нужно подать вместе с остальными документами на регистрацию ООО в налоговую.

Аренда — самый оптимальный вариант для регистрации юридического адреса. Помещение можно найти за не очень большую сумму, также можно арендовать площади у государства по льготным программам для бизнеса.

Аренда помещения у государства

В России есть государственные программы помощи предпринимателям — бизнес-инкубаторы. Они позволяют арендовать помещение на льготных условиях. Для этого нужно только соответствовать определенным требованиям.

Но такие программы действуют обычно в крупных городах и подходят не для каждого вида деятельности. Например, в Санкт-Петербурге список технопарков и бизнес-инкубаторов размещен на инвестиционном портале.

Кроме этого, на сайте фонда городского имущества Санкт-Петербурга можно арендовать коммерческую недвижимость на публичных торгах.

В небольших городах можно найти объекты для аренды на сайтах городских администраций в разделе «Муниципальное имущество» или «Поддержка субъектов МСП». Например, на сайте администрации Бокситогорска в Ленинградской области или на сайте администрации Гатчины.

При таком способе регистрации юридического адреса тоже необходимо взять гарантийное письмо у арендодателя.

Такой вариант регистрации юридического адреса подходит в первую очередь стартапам — тем, кто продвигает уникальный продукт на рынке, а еще начинающим предпринимателям. Зачастую здесь предпочтение отдают IT-разработчикам и фармацевтическим компаниям.

Аренда рабочего места с предоставлением юридического адреса

Арендовать можно не только целое помещение, но и отдельное рабочее место в коворкинг-центре. Коворкинг предоставляет юридический адрес для регистрации ООО. За дополнительную плату организует прием корреспонденции и выдачу почтового ящика. Зачастую договор заключают на 11 месяцев, а потом продлевают.

Арендовать можно как одно место для руководителя, так и несколько мест — для работников компании. Еще есть переговорные комнаты, кабинеты с открытой планировкой (open space), столовые, в некоторых центрах — душ и тренажерный зал.

Например, в Санкт-Петербурге абонемент на месяц стоит от 7 500 рублей. В эту цену входит одно рабочее место с безлимитным интернетом и кофе. Офис на троих человек с мебелью, интернетом, переговорной комнатой, IP-телефонией — 27 тыс. рублей. Среди дополнительных услуг — предоставление сейфа для хранения документов и бухгалтерское обслуживание.

Такой вариант подходит компаниям из разной сферы бизнеса. Например, юридическим фирмам, проектным организациям или страховщикам.

Как делать не стоит: арендовать виртуальный адрес

Агентства в интернете предлагают виртуальные юридические адреса под регистрацию ООО. Они составляют гарантийное письмо, заключают договор аренды и передают всю корреспонденцию.

Другими словами, на бумаге организация зарегистрирована по одному адресу, но в реальности ее там нет.

Предложения об аренде юридического адреса на сайте «Яндекс.Недвижимость»

У этого варианта есть серьезные минусы:

1. Отказ в регистрации. Часто по виртуальным адресам зарегистрировано множество компаний, которые там не работают. В таком случае налоговая откажет в регистрации ООО.

2. Штраф или ликвидация ООО. При возникновении подозрений в создании фирм-однодневок налоговая устраивает выездные проверки. Инспекторы осматривают помещение, проверяют договор аренды и рабочие места. Если выяснится, что организация не работает по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, директор получит уведомление с требованием предоставить правдивую информацию в 30-дневный срок (ст. 11 закона № 129-ФЗ).

Когда этот срок проходит, в ЕГРЮЛ вносится отметка о недостоверности сведений. Это приведет к сложностям при работе с контрагентами или банком. Кроме того, директора оштрафуют по статье 14.25 КоАП, а саму организацию могут ликвидировать через суд. Например, компания хочет закупить оптовую партию стройматериалов для перепродажи. Вряд ли она станет сотрудничать с поставщиком и давать ему предоплату, если в ЕГРЮЛ стоит отметка о недостоверности сведений.

Аренда виртуального адреса незаконна и рискованна. Легко столкнуться с мошенниками, которые скроются после того, как получат деньги от арендатора. К тому же не факт, что помещение на фотографии действительно существует по указанному адресу. И, если какое-нибудь письмо затеряется, виноватых найти будет сложно.

Регистрация ООО по адресу проживания учредителя

Юридическим адресом организации может быть адрес проживания гендиректора, который является учредителем, — квартира или частный дом. При этом магазин или производство могут находиться в другом месте. Основанием для отказа в регистрации это не послужит, что следует из письма ФНС № ПА-21-6/293.

Такая регистрация возможна только с письменного согласия всех собственников и прописанных там людей. Это страхует собственника от претензий проживающих, а также от жалоб на незаконную регистрацию компаний со стороны бывших супругов или наследников недвижимости.

Установленной формы согласия также нет. Главное, отразить в нем, что собственник не против, что помещение будет использоваться в качестве юридического адреса для организации.

Согласие от собственников квартиры на регистрацию фирмы

Но у этого варианта есть недостатки:

• любой желающий узнает, где живет учредитель компании, сделав запрос в ЕГРЮЛ;

• при взыскании долгов судебные приставы приедут домой к учредителю и ему придется объяснять, какое имущество принадлежит ему, а какое относится к собственности компании;

• контрагенты могут посчитать такую компанию неблагонадежной, раз у нее нет денег, чтобы снять отдельный офис;

• при смене места жительства учредителю ООО придется уведомлять налоговую.

Такой способ регистрации юридического адреса обычно выбирают в нескольких случаях:

1. Деятельность ООО ведется в интернете. Например, компания — это интернет-магазин или агентство.

2. Бизнес мелкий и не требует постоянных встреч с клиентами и контрагентами в офисе. Например, строительная компания, которая делает ремонты квартир, — руководству можно проводить встречи с клиентом на объектах, которые она ремонтирует.

3. В обособленном подразделении нет возможности принимать корреспонденцию или оно не оборудовано под офис. Например, ООО зарегистрировано дома у директора, а деятельность ведется на складе или в гараже.

4. Начинающие предприниматели, которые хотят сэкономить на аренде помещения.

Чтобы не возникло проблем с налоговой инспекцией: как и зачем проверять юридический адрес

Если по одному адресу зарегистрировано более 5 организаций, то это называется адресом массовой регистрации. Налоговая служба может заподозрить, что очередная компания, которая хочет получить там регистрацию, — это фирма-однодневка для обналичивания денег.

В таком случае не избежать осмотра помещения налоговиками — даже если офис расположен в бизнес-центре, где сдают в аренду много помещений. Инспекторы приедут на адрес как при первичной регистрации ООО, так и при смене юридического адреса.

Проверить, есть ли по адресу массовая регистрация, можно с помощью специального сервиса на сайте ФНС. Если адрес содержится в базе, значит, использовать его в качестве юридического нельзя.

Пример адреса массовой регистрации в Санкт-Петербурге

Выводы: что запомнить о юридическом адресе организации

1. В качестве юридического адреса для организации подходит собственное или арендованное нежилое помещение, место жительства директора, или помещение от государства.

2. Перед заключением договора аренды попросите владельца помещения составить гарантийное письмо. Приложите его к остальным документам на регистрацию ООО.

3. Если в качестве юридического адреса используется место жительства учредителя, нужно взять письменное согласие от всех собственников недвижимости.

4. Документы о регистрации юридического адреса нужно подавать вместе с заявлением о регистрации ООО. Сделать это можно:

   • лично;

   • через представителя по доверенности;

   • через МФЦ;

   • отправить почтой;

   • с помощью электронного сервиса «Государственная регистрация юридических лиц» на сайте ФНС.

5. Юридический адрес нужно указывать как можно конкретнее. Например, в деловых центрах прописывать строение дома, этаж, номер офиса.

6. Если по одному адресу зарегистрировано несколько организаций, которые в действительности там не работают, налоговая заподозрит создание фирмы-однодневки. Последствия: выездные проверки, пометки в ЕГРЮЛ, штрафы, ликвидация компании. Поэтому перед регистрацией лучше проверять адрес с помощью специального сервиса на сайте ФНС.

Комментарий эксперта

Изначально юридический адрес компании был единственным способом связи государственных органов с компанией. Сейчас многие компании для связи с налоговой используют ТКС или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, а для получения заказных писем сайт https://zakaznoe.pochta.ru/.

Проблема неполучения писем решена, но относиться к выбору адреса по-прежнему надо серьезно. Ведь именно установление отметок о недостоверности или массовости юридических адресов стало инструментом ФНС в борьбе с фирмами-однодневками в 2018—2020 годах.

Основная трудность, связанная с выбором места расположения компании, — то, что нужно оборудовать рабочее место для руководителя. Из-за этого проблематично зарегистрировать автосервис по месту нахождения СТО или гаража, а производство — по месту расположения цеха.

Регистрация компании по месту жительства учредителя тоже довольно сомнительна. Во-первых, нужно получить согласие всех иных собственников, во-вторых, банки не спешат открывать счета таким клиентам, а в-третьих, если деятельность подлежит лицензированию, зачастую возникают проблемы.

Чтобы убедиться в том, что юридический адрес выбран верно, проверьте его по критериям, которые предъявляют банки и ФНС:

1. Офис находится в нежилом помещении. По размеру и назначению помещение соответствует количеству сотрудников компании.

2. В офисе можно организовать встречу с представителем банка.

3. В помещении есть вывеска или другие указатели, которые показывают, что компания находится именно здесь. Информация о ней есть в базе арендаторов, охрана бизнес-центра или сотрудники на ресепшн знают название компании и месторасположения ее помещений.

4. Адрес указан точно. Если арендуется кабинет, часть этажа или помещения, это нужно указать подробно.

Чтобы облегчить положение бизнеса, Минфин, Минэкономразвития, ФНС и Корпорация МСП прорабатывают законопроект по замене юридических адресов адресами электронной почты (Business ID). Если его примут, то в качестве адреса местонахождения можно будет использовать электронный адрес, который включен в базу данных ФНС. Думается, это значительно снизит напряженность вопроса и поможет предпринимателям, которые работают дома или во временных коворкингах, но вынуждены платить за предоставление постоянного юридического адреса, где они фактически не находятся.

— Елена Тарасова, юрист практики налогообложения и эффективного ведения бизнеса