Как выбрать CRM-систему для малого бизнеса

CRM-система (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами) облегчает работу сотрудников и помогает увеличить продажи. Как выбрать CRM-систему, чтобы ее внедрение не затянулось на годы и приносило бизнесу доход, а не убытки?

Можно обратиться к рейтингу сервисов и технологий Tagline и выбрать систему из первой тройки. Но лучше разобраться в особенностях CRM-систем и подобрать подходящую именно для своего бизнеса. У каждой из CRM-систем — «Битрикс24», «Мегаплан», amoCRM, bpm’online sales или Microsoft Dynamics CRM — есть свои достоинства и недостатки.

Что делает CRM-система

Задача CRM-системы — автоматизировать взаимодействие компании с покупателями. Она нужна для повышения уровня продаж, оптимизации рекламы и улучшения сервиса.

Что делает CRM-система:

• помогает управлять продажами;
• ведет клиентскую базу и создает портрет целевой аудитории;
• ведет учет сделок;
• планирует задачи по работе с клиентами;
• автоматизирует документооборот и тексты коммерческих предложений;
• собирает статистику, анализирует данные и формирует воронку продаж.

Воронка продаж — это путь клиента от первого контакта с вами до покупки. CRM-систему можно настроить, чтобы она фиксировала каждый звонок, электронное письмо и обращение через мессенджер. Это помогает оценить эффективность персонала и отследить этапы, предусмотренные воронкой продаж.

Для интеграции с мессенджерами чаще приходится использовать сторонние программы: Pact, WEB-Regata, SteptOnline. Но в некоторых CRM, к примеру, в «Битрикс24» есть встроенная функция — «Открытые линии». С электронной почтой синхронизированы почти все системы, но эта возможность бывает платной.

Если менеджер по продажам ушел в отпуск или уволился, наработанные им контакты не пропадают, а передаются новому сотруднику. Клиенты не забываются и не теряются — лояльность растет.

Правильная автоматизация процессов повышает эффективность работы любой компании. Даже просто собрать в одном месте все данные клиентов — уже прорыв. Поэтому сейчас почти все компании либо уже внедрили CRM-системы, либо выбирают их. Это стандарт бизнеса.

Никто сейчас не ведет бухгалтерию с помощью счётов и гроссбухов — только с помощью автоматизированной системы. Также и CRM-система становится обязательным элементом работы компании.

Как CRM-система помогает в бизнесе

CRM-система помогает всем — и бизнесу в целом, и каждому сотруднику в отдельности.

Бизнесу — совершенствует организацию бизнес-процессов и делает их более конкурентоспособными.

Владельцу бизнеса — собирает информацию о клиентах и помогает их удержать. Экономит время на постановку задач, контроль персонала и формирование отчетности. Помогает планировать бюджет.

Продавцам и маркетологам — напоминает о звонках и текущих задачах. Собирает информацию о клиентах в одном месте, что избавляет от долгих поисков нужной цифры в блокноте или рабочем чате и позволяет уделять работе больше времени. Полная информация о клиентах и их потребностях помогает придумать новые продукты и акции.

Сергей Милиневский, директор компании по разработке сайтов приводит следующие удачные кейсы внедрения CRM-систем:

• салон красоты вносит данные о своих клиентах в базу и отправляет СМС с напоминанием, что пора обновить маникюр или сообщает о скидке ко дню рождения;
• обслуживающая компания фиксирует обращения жильцов из разных домов, направляет мастерам на местах заявки о текущих проблемах, отслеживает сроки их решения и хранит информацию о количестве использованных для ремонта материалов, а также получает обратную связь через оценки жильцов;
• автосервис знает, когда проводилось ТО машины клиента, направляет письмо по адресу электронной почты за 30 дней до потенциального срока следующего ТО с перечнем и ценами расходных материалов и предлагает свободное время для записи на ТО.

Виды CRM-систем

У всех пользователей CRM-систем разные потребности. Банкам важна аналитика по множеству операций с клиентами, а небольшому автосервису нужно только вести запись, напоминать о визите и фиксировать оплату. Для этого разработаны разные типы систем, которые отличаются способом организации, индивидуальностью подхода и набором функций.

CRM по способу организации

Облачные системы хранят данные на серверах и доступны в сети интернет, с ними можно работать даже из другой страны. Это такие системы, как amoCRM, bpm’online sales, Hubspot CRM, «Мегаплан», «Битрикс24».

Коробочные решения хранятся на сервере компании и гарантируют сохранность данных. В чистом виде «коробка» встречается редко, чаще платформы поддерживают хранение информации как в «облаке», так и на сервере — «Битрикс24», «Мегаплан», Bpm'online, Microsoft Dynamics CRM.

Дмитрий Нор, генеральный директор компании по разработке сайтов, так описывает различия между разновидностями CRM-систем:

Облачные системы подходят для компаний со стандартными бизнес-процессами, т. к. в облачной CRM-системе нельзя менять большинство функций, но они самые дешевые, их можно взять в аренду. Коробочные — нужны компаниям с менее стандартными бизнес-процессами, т. к. их можно более гибко настроить под нужды компании, но они стоят дороже облачных, их нужно обслуживать.

Сергей Милиневский, директор компании по разработке сайтов, советует:

Если вы хотите попробовать внедрить автоматизацию и не представляете, с чего начать — начните с «облака». Позже, получив представление о том, что умеют CRM-системы, и чего вам не хватает — переходите на «коробку» или дорабатывайте «облако» (если оно это позволяет).

CRM по степени индивидуальности

Единой классификации по этому критерию нет. По нашему мнению, можно выделить универсальные и отраслевые CRM.

Универсальные CRM-системы подходят почти всем компаниям, но не учитывают особенности отрасли и специфические задачи пользователя. Примером таких программ являются Microsoft Dynamics CRM, 1C CRM и другие системы, которые рассмотрены в статье.

Отраслевые — учитывают особенности бизнес-процессов рынка. Например, для банков в CRM-системе важны модуль кредитного документооборота (для ускорения обслуживания клиентов) и модуль collection (для управления взысканиями и предупреждения задолженности). А интернет-магазинам нужна CRM-система, которая умеет управлять наценкой и ценами, контролировать заказы и кассу, обрабатывать прайс-листы.

Сергей Игнатьев, руководитель SEO-отдела IT-компании, объясняет:

«Минус» готовых решений в их универсальности: они охватывают наиболее распространенные потребности рынка, но не учитывают нишевые решения и бизнес-процессы конкретного клиента. Так появляются проекты на базе собственных разработок, коробочных версий «Битрикс24» и ERP-систем на базе 1C, но это уже совершенно другой рынок.

Как выбрать CRM-систему

Чтобы выбрать CRM-систему, решите, для чего она вам нужна, и назначьте сотрудников, которые будут в ней работать. Составьте список нужных функций и технических требований.

Если при установке CRM-системы некорректно сформулированы задачи, она простаивает: сотрудники работают в обход системы, «по старинке». Часто компании, которые с этим сталкиваются, меняют вендора, однако история повторяется.

Иногда покупка CRM-системы не оправдывает вложений. Например, если вам нужно организовать работу call-центра, не устанавливайте целую CRM-систему, главный компонент которой — модуль холодных звонков. Большинство ее функций вам не пригодится. Обратите внимание на специальные программы для автоматизации телефонных переговоров.

Подробно изучите возможности CRM-системы, чтобы выбрать подходящую для вашего бизнеса.

Планирование и управление задачами

CRM-система позволяет ставить задачи перед целым отделом продаж и конкретными сотрудниками. Это могут быть действия, которые нужно выполнить, или показатели, которых нужно достичь.

В системе «Битрикс24» есть несколько методик постановки задач — список, «Мой план», диаграмма Ганта.

Пример планирования в «Битрикс24»

Отображение задач в «Битрикс24» в разделе «Мой план»

Диаграмма Ганта в «Битрикс24»

Эта функция подойдет компаниям секторов B2B и B2C. Можно поставить любую задачу независимо от типа контрагента.

В «Битрикс24», amoCRM и других крупных CRM-системах можно создавать свои шаблоны задач, охватывающие функции по управлению проектами и персоналом.

Управление проектами с разбивкой на задачи в AmoCRM

Аналитика и KPI

Аналитика помогает принимать эффективные управленческие решения — от сегментации клиентов для email-рассылки до смены ассортимента.

В системе «Мегаплан» можно посмотреть отчеты о том, какие шаги в воронке продаж приносят максимальную конверсию и на какие суммы. Похожие инструменты предлагают и другие вендоры.

Пример отчета по продажам «Мегаплан»

Во многие CRM-системы («Битрикс24», amoCRM, Microsoft Dynamics CRM) включена функция расчёта KPI (Key Performance Indicator — ключевые показатели эффективности). Она особенно популярна у компаний с четкой системой управления, которые давно вышли на рынок.

Ключевые показатели эффективности сотрудника в «Битрикс24»

Внимательно выбирайте ключевые показатели для сотрудников. Главное, чтобы критерии KPI были конкретными, достижимыми, актуальными, измеримыми и ограниченными во времени.

Открытость системы для изменений под нужды конкретного клиента

Компании динамичны — они расширяют сферу деятельности, меняют продукты и добавляют новые шаги в цикл продаж. Поэтому должна быть возможность модифицировать CRM-систему. Готовые решения, даже отраслевые, не могут охватить все бизнес-процессы предприятия.

Вендоры или работающие по франшизе региональные представители бывают готовы внести изменения в систему. Иногда дописать CRM-систему могут и сторонние специалисты — если есть платформа с открытым кодом и широкими возможностями разработки, как у Microsoft Dynamics CRM.

На сайте amoCRM один из самых обширных разделов адресован именно разработчикам

Егор Кондратенко, генеральный директор компании по настройке CRM, комментирует:

Процесс автоматизации — это не разовые работы, и хорошо, когда клиент это понимает. Цифровизация компании — это непрерывный процесс, связанный с изменениями в работе. Любые перемены надо отражать в системе, иначе она устареет, и ее полезность со временем сойдет на нет.

Руслан Микитюк, директор по развитию системы автоматизации 1С, подытоживает:

Дорабатывать систему под специфические задачи приходится, если вы выбрали универсальный продукт и поняли, что некоторых нужных функций не хватает. Доработать программу могут сотрудники собственного ИТ-отдела, фрилансеры или разработчики CRM-систем. Расходы на их услуги будут отличаться. Стоимость доработки варьируется от 10 000 рублей до 10 миллионов. Все зависит от заказчика, его целей и ТЗ.

Контроль качества данных

В CRM-системе должна быть функция отслеживания и оценки данных о клиентах, работающая согласно ФЗ «О персональных данных». Система обновляет адреса, телефоны, банковские счета из открытых источников (соцсети, базы данных юридических лиц) и обменивается данными с партнерами и подрядчиками в отношении тех клиентов, которые дали на это разрешение. Такая возможность есть у «Битрикс24», amoCRM, bpm’online и других. Форма на получение согласия на обработку персональных данных встроена в CRM-систему.

Иногда нужно подключить дополнительный сервис. Чтобы CRM-система получала информацию из Instagram, потребуется сервис I2CRM.

Изменение сведений о контрагенте, найденные CRM-системой bpm’online

Интеграция CRM-системы «Битрикс24» через сервис I2CRM

Контроль качества данных автоматически определит ошибку при повторном оформлении данных. Эта функция особенно полезна для B2B-сектора, в котором точность реквизитов контрагентов имеет ключевое значение.

Интеграция, импорт и экспорт данных

Перед запуском CRM-системы нужно импортировать данные из текстовых файлов, контакт-мессенджеров и программ-планировщиков — особенно если до этого информация записывалась бессистемно, и каждый сотрудник делал это так, как ему удобно.

Нередко менеджеры хранят данные на бумаге — это одно из «узких мест» внедрения CRM-систем. Важно не допустить путаницы, чтобы один и тот же клиент не оказался продублирован в системе несколько раз.

К интеграции относится подключение телефонии, email, соцсетей и других каналов связи, чтобы поступающая от клиента заявка автоматически открывала новую карточку со всеми данными, которую менеджер по продажам заполняет по ходу разговора.

Возможности интеграции

Безопасность данных

Организации, переживающие о сохранности коммерческой тайны или персональных данных клиентов, предпочитают коробочные версии и хранят файлы на внутреннем сервере. Но облачные решения предлагают свои рецепты защиты информации:

• использование надежного современного программного обеспечения;
• настройки, исключающие проблемы и ошибки программы;
• периодическое обновление программного обеспечения;
• зеркалирование жестких дисков, чтобы накопители данных и аппаратура не вышли из строя;
• регулярное автоматическое резервное копирование информации и настроек системы;
• использование межсетевых экранов для серверов;
• организация различных уровней доступа к системе;
• обеспечение безопасности системы от внешних атак;
• постоянный мониторинг ошибок, действий персонала.

Защита данных в различных CRM-системах

Мобильные версии CRM-систем

Даже облачные решения, для работы которых не нужно ничего, кроме зарегистрированного аккаунта, не всегда доступны за пределами офиса.

CRM-система с мобильной версией — это не роскошь, а необходимость для компаний, сотрудники которых проводят много времени в разъездах. Исследования показывают, что возможность работы с портативных устройств повышает продуктивность работы менеджеров.

Мобильные версии для устройств на базе iOS и Android имеют CRM-системы «Битрикс24», «Мегаплан», amoCRM, Microsoft Dynamics CRM, HubSpot и bpm’online.

Простота интерфейса

Разделы CRM-системы должны быть понятны и удобны, тогда обучение сотрудников не будет отнимать много времени.

Слишком сложное управление заставляет избегать CRM-системы и использовать простые и привычные решения. Если менеджеру удобнее пользоваться сторонним мессенджером для общения с клиентами, чем встроенным, или в системе вообще нет такой функции, часть информации будет оседать вне программы.

Чтобы сделать одно и то же действие в разных CRM-системах, требуется разное время. Например, в «Мегаплане» реализована система «Канбан» — можно перемещать сделки между пунктами воронки продаж одним движением мыши. Другие решения имеют традиционный интерфейс с выпадающими списками.

Канбан доска управления сделками в «Мегаплане»

Выпадающий список в «Битрикс24»

Техническая поддержка

Сбои в работе CRM-системы должны быстро устраняться, чтобы не тормозить работу отдела продаж. Компаниям, установившим облачные версии, обычно предлагается удаленная техподдержка. Однако и штатным специалистам, обслуживающим коробочную программу от вендора, может потребоваться помощь.

Удаленная техническая поддержка есть у «Битрикс24» (через онлайн-чат, удаленно), bpm’online sales (удаленное подключение), MS Dynamics CRM (по телефону, онлайн-чату и email).

Галина Хвостова, бизнес-консультант, основатель консалтингового агентства по построению продаж, приводит такой пример:

При выборе CRM-системы важно, как работает техническая поддержка. Если вы покупаете CRM и не уверены, понравится она вам или нет, двух недель на тестирование не хватит. Купите на пару месяцев. Посмотрите, что будет. Как ваш персонал будет ее осваивать, как с вами будет сотрудничать техподдержка.

Например, мы покупали систему для частного детского сада. Сама CRM стоила дёшево, но каждый дополнительный блок надо было докупать. И мы столкнулись с тем, что техподдержка не всегда может ответить на наши вопросы. Из-за этого, даже докупая дополнительные функции, мы не могли внедрить их в работу.

Из чего складывается стоимость CRM-системы

Стоимость внедрения CRM-системы зависит от того, какие модули вам понадобятся, сколько человек ей будет пользоваться и потребуется ли ее доработка.

Количество пользователей — важный критерий при выборе между коробочной и облачной версией. Цены облачных и коробочных версий одной системы отличаются. Например, в «Мегаплане» тариф «Совместная работа» в «облаке» составляет 279 рублей за каждую дополнительную лицензию в месяц. Коробочная лицензия покупается однократно за 35 000 рублей.

Руслан Микитюк, директор по развитию системы автоматизации 1С, рассказывает:

Стоимость CRM-системы зависит от ее функций и конкуренции на рынке. Чем выше конкуренция — тем ниже стоимость. Дороже стоят специализированные CRM, требующие наличия узких бизнес-процессов. Также цена зависит от количества пользователей в компании. Конечная стоимость проекта складывается из цены самой программы и расходов на ее внедрение и сопровождение.

Стоимость CRM-систем

Егор Кондратенко, генеральный директор компании по настройке CRM, призывает не обращать особого внимания на разницу в цене:

Что касается разницы стоимости между платформами, здесь все стараются держаться на одном уровне, и стоимость не сильно отличается. Да и выбирать систему по цене — самая большая ошибка. Выбирать ее нужно по функционалу, который заложен разработчиком, по структуре и логике работы системы.

К дополнительным расходам при внедрении CRM-системы относятся ее доработка, техобслуживание и настройка. В особенности, если речь идет о крупной компании со множеством пользователей.

Сергей Милиневский, директор компании по разработке сайтов, поясняет:

Внедрение CRM от таких гигантов, как SAP, Microsoft и т. п. может длиться месяцами, а иногда и годами. Внедрение всегда связано с вовлечением разнопрофильных специалистов, а иногда сопряжено с разработкой стратегий digital-трансформации целых отраслей производства. В итоге подобный проект выливается в тысячи человеко-часов, стоит сотни тысяч долларов (а то и миллионы долларов) и постоянно развивается и дорабатывается.

Шпаргалка: как выбрать CRM-систему

1. Выберите тип системы: универсальная или отраслевая CRM. Небольшим компаниям подойдут универсальные решения. Крупным организациям со своей спецификой лучше использовать отраслевое решение;
2. Учитывайте задачи, которые должна решать CRM-система. Некоторые системы могут не иметь нужного функционала. Обратите внимание на функции:
   • управление продажами;
   • ведение базы клиентов;
   • учет сделок;
   • планирование задач;
   • автоматизация создания документов и текстов коммерческих предложений;
   • аналитика;
   • составление статистики продаж и аудитории;
3. Выберите тип поставки — «облако» или «коробка». Если у вас есть свой сервер, лучше приобрести коробочную версию CRM-системы, чтобы не платить поставщику абонентскую плату. При отсутствии серверов подойдет облачный вариант, когда вся информация хранится на серверах поставщика;
4. Определите, нужна ли дополнительная интеграция со сторонними сервисами и выберите систему, которую можно с ними синхронизировать;
5. Решите, нужна ли мобильная версия. С ней удобно, когда нужен постоянный доступ к системе;
6. Уделите внимание защите информации. Обратите внимание на:
   • периодичность резервного копирования;
   • количество уровней защиты при авторизации;
   • разграничение доступа сотрудников;
   • расположение данных на нескольких серверах в разных странах.
   Если поставщик ПО предлагает комплексную защиту данных, вероятность их уничтожения или кражи сводится к минимуму;
7. Выберите правильный тарифный план: определите количество пользователей и клиентов, требуемый объем облачного пространства и нужный функционал.